segunda-feira, 28 de setembro de 2009

Uberlândia é case de sucesso em congresso internacional

Gestão de arquivos da cidade está entre as mais modernas e inovadoras do País

 

Um dos grandes desafios da administração pública é o gerenciamento de documentos, conteúdos e informação e, mais uma vez, Uberlândia sai na frente.

No dia 8 de outubro, a GSDI - Gestão Sistêmica de Documentos e Informações Municipais, implantada pela Prefeitura de Uberlândia, será apresentada como case de sucesso no Infoimagem 09. O objetivo do congresso internacional é apresentar ao mercado os mais variados e inovadores recursos no que se refere ao tratamento de documentos, conteúdos e informações.

"Apresentarmos o caso para professores, especialistas e consultores do mundo todo é muito gratificante, pois é o reconhecimento do esforço conjunto de todas as secretarias, especialmente, das secretarias de Administração, Cultura, Procuradoria e Prodaub que integram a comissão de coordenação da GSDI. Isso reforça o valor e a competência dos nossos servidores", disse o Prefeito de Uberlândia, Odelmo Leão.

Desde 2007, Uberlândia passa por um dos mais avançados processos de gestão de arquivos. Com o auxílio da especialista em documentação municipal e presidente do fórum nacional de dirigentes de arquivos municipais, Daíse Aparecida de Oliveira, foi implantada desde janeiro de 2009 a chamada Tabela de Temporalidade do Município.

Dividida em funções e subfunções municipais, a Tabela apresenta a relação de toda a documentação que a Prefeitura produz. Após consulta à legislação, a qual determina o tempo de armazenamento de cada documento, as diversas secretarias sabem exatamente o que fazer com seus documentos.

"Assim, cria-se um ritmo de gestão da documentação e não se perde documentos, preserva o que tem que ser preservado e elimina aquilo que cumpriu o prazo previsto na legislação", explica o assessor de projetos e gestão documental da secretaria de administração, Gleper Neto de Siqueira Júnior, que estará em São Paulo representado Uberlândia.

Gleper conta que o processo implantado na cidade é um dos mais inovadores do País. "A Prefeitura de Uberlândia teve o privilégio de implantar esse trabalho e realmente sair na frente. São poucas as Prefeituras que tem um trabalho desse nível e, inclusive, muitas sequer têm arquivos instituídos. Outras até cuidam do seu arquivo, mas não fazem sua gestão de forma moderna e eficiente", disse.

A primeira grande eliminação de documentos em Uberlândia vai ocorrer em dois meses. Serão eliminadas quatro mil caixas box de arquivo.

Além disso, sob respaldo da legislação, a Prefeitura inicia também o trabalho de microfilmagens e digitalização dos arquivos mais consultados, como prontuários dos servidores, para facilitar o trabalho de pesquisa e arquivamento. 

           

 

Michele Borges

Secom PMU


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